Self-Service BI ist der große Trend des Jahres 2016: Business Intelligence liegt nun nicht mehr allein in der Hand der IT-Abteilung. Dank leistungsstarker Tools kann jeder Mitarbeiter selbst Daten analysieren und Berichte erstellen -leistungsstark heißt in diesem Fall nämlich: leicht zu bedienen. Daten und Reports sind jederzeit abrufbar, mithilfe von mobilen Apps sogar unterwegs.

 

Self-Service BI heißt Unabhängigkeit

Was Self-Service BI von klassischer Business Intelligence unterscheidet ist, dass der Nutzer Analysen einsehen und Berichte erstellen kann, ohne dass er das IT-Team um eine Datenfreigabe bitten oder selbst in die Datenbank gehen muss. Außerdem muss er Zugang zu einem BI-Tool haben.

Alle Mitarbeiter einer Firma sollen also zu jedem Zeitpunkt, und auch ohne großen Vorlauf, Datenanalysen erstellen können, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Der große Vorteil zu traditioneller BI ist dabei, dass die Nutzer nicht von Anfang an genau wissen müssen, auf welche Fragen sie Antworten brauchen. In der herkömmlichen Business Intelligence legen Nutzer eine spezifische Frage fest, die sie dann an die IT übergeben. Die IT erstellt daraufhin ihre Berichte; stellt der Nutzer anschließend fest, dass die Abfrage leicht verändert werden muss, muss er erneut mit der IT kommunizieren – lange Wartezeiten sind die Folge. Wenn der ursprüngliche Nutzer alle Arbeitsschritte alleine durchführen kann, kommt er deutlich schneller zu seiner Antwort.

Die Vorteile im Überblick

• Der Mitarbeiter, der die Abfrage möchte, gewinnt Zeit und Effizienz: Self-Service BI funktioniert ohne Mittelsmann. Selbst kurze Analysen dauern im traditionellen System teilweise Tage – jetzt geht das gleiche in ein paar Stunden, oder sogar noch schneller.
• Gleichzeitig spart natürlich auch die IT-Abteilung selbst Zeit ein. Sie kann sich jetzt auf kompliziertere Abfragevorgänge und andere Aufgaben konzentrieren. Auch im Self-Service-BI wird die IT noch für einige Aufgaben benötigt – doch die Mitarbeiter haben deutlich mehr Autonomie als zuvor.
• Echtzeitdaten beeinflussen Management-Entscheidungen: man kann aktuell auf Entwicklungen reagieren, weil man diese Entwicklungen sehen kann. Schnelle Analysen führen zu schnellen Entscheidungen.
• Die Berichte sind besser zugeschnitten auf die einzelnen Jobs. Online-Marketing und Einkauf brauchen grob dieselben Daten, aber betrachten die Situation von unterschiedlichen Blickwinkeln. Durch personalisierte Abfragen müssen sich die einzelnen Verantwortlichen nicht darauf verlassen, welche Daten jemand anders für notwendig hält.

Die Nachteile von Self-Service BI

• Nutzer brauchen Training. Menschen schrecken davor zurück, sich auf neue Dinge einzulassen, besonders wenn sie den Mehrwert zunächst nicht klar erkennen können. Es kann also geschehen, dass Ihre Mitarbeiter das Tool links liegen lassen, dass es nur teilweise genutzt wird, oder mit den Daten fahrlässig umgegangen wird. Ordentliche Einweisung oder sogar eine formelle Schulung können dieses Problem jedoch schnell lösen.
• Die Daten müssen sauber sein. Hier ist immernoch das IT-Team gefragt: es muss sicherstellen, dass die zur Verfügung gestellten Daten auch korrekt sind.
• Außerdem muss die IT-Abteilung weiterhin erklären, was es für Daten gibt, wo sie stecken und wie sie nutzbar sind.
• Erfahrene und technisch versierte Nutzer werden vermutlich enttäuscht sein, wie wenig es die Self-Service BI Tools dem Nutzer erlauben zu customizen. Für den durchschnittlichen Business-Nutzer sind die Tools jedoch genau das, was sie brauchen: ein schneller Weg an relevante Aussagen zu kommen, aus denen sich Handlungsanweisungen ableiten lassen.

Geschrieben von: Nadia Turszynski