Vor Kurzem haben wir unsere neue Blogreihe angekündigt. Die Serie 10 Thesen zu SharePoint soll Mythen, Meinungen und Erfahrungen über und mit SharePoint aufgreifen und einen Überblick über potentielle Möglichkeiten und kreative Ideen bieten. Wir freuen uns über Kommentare!

„SharePoint kann jeder, ist alles ganz einfach!“

Ich habe in meinen Seminaren und Beratungsgesprächen immer wieder die Aussage gehört, dass SharePoint doch eigentlich ganz einfach sei und es jeder intuitiv bedienen könne. Bis zu einem gewissen Grad mag das meiner Meinung nach auch stimmen, vorausgesetzt der Bediener erhält eine Einweisung in den SharePoint-Server. Bei genauerer Betrachtung ergibt sich jedoch ein weitaus differenzierteres Bild.

Zielgruppen

SharePoint teilt sich in verschiedene Bereiche auf. Dadurch gibt es mehr als nur eine Zielgruppe, die mit Informationen gefüttert, bzw. eingewiesen werden muss. Unter folgenden Zielgruppen gilt es zu unterscheiden:

  • Farm Admin
  • Site Collection Admin
  • Power User
  • Anwender
  • Entwickler

Farm Admin

Die Farm (Infrastruktur) Administratoren sind verantwortlich für eine leistungsfähige, skalierbare und sichere SharePoint-Umgebung. Ihren Ursprung finden sie meist in den Bereichen Windows Server, Infrastruktur, AD, DNS, Routing und Oracle, SQL Server.

Entscheidet sich die Geschäftsleitung für SharePoint, wird dem Unternehmen ein weiterer Server zur Verfügung gestellt. Auf den ersten Blick ist das nicht weiter tragisch, denn ein Windows Server, Exchange, Lync, Oracle, Microsoft SQL Server, Dynamics CRM oder Navision, etc. sind ja bereits vorhanden – dann ist es eben ein Server mehr. Doch Vorsicht: Genau hier liegt oft die Falle, denn das dazugehörige Hintergrundwissen ist nicht ohne.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben sollte der Farm-Administrator unter anderem in seinem Bereich beherrschen:

  • Zentral-Administration
  • Internet Information Server (IIS)
  • Webanwendungen, Zonen, Provider
  • Dienste (Suche, BCS, STS, Performance Point, etc.)
  • Windows und forderungsbasierte Authentifizierung
  • Zertifikatdienste und ADFS
  • Speicherplatzkontingente, BLOB Store, File Stream, File Table
  • App Katalog, S2S-Trust, Apps
  • Office Web Apps
  • SQL Server – Datenbanken
  • Backup und Recovery

Das erfordert natürlich nicht nur ein hohes Know-how in SharePoint selbst, sondern auch in sämtlichen Teilbereichen. Ein System wie SharePoint hat kaum einen Punkt in der IT-Infrastruktur, der nicht berührt wird. Das Zusammenspiel von Microsoft Dynamics CRM und Microsoft SharePoint kann das klar verdeutlichen.

Site Collection Admin

Die Site Collection-Administratoren arbeiten im Gegensatz zu den Farm-Admins contentbezogen. Sie haben die volle Hoheit über die Webseite an sich und somit auch den vollen Zugriff. Sie können weitere Benutzer berechtigen, Listen und Bibliotheken anlegen, weitere Webs erstellen, Features verwalten und komplette Workflows erstellen.

Ein Farm-Admin muss nicht zwangsläufig auf eine Site Collection Zugriff haben und umgekehrt hat ein Site Collection-Admin keinen Zugriff auf die Zentraladministration, dem SharePoint Server selbst oder den SQL Server.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben sollte der Site Collection-Administrator unter anderem in seinem Bereich beherrschen:

  • Benutzer der Site Collection hinzufügen und berechtigen
  • Berechtigungssätze erstellen
  • Gruppen anlegen und verwalten
  • Listen, Bibliotheken und Webs anlegen und verwalten
  • Fremddaten über Business Connectivity Services einbinden
  • Features verwalten, Übersicht und Möglichkeiten
  • Inhaltstypen erstellen und verwalten
  • Workflows erstellen und verwalten
  • Webparts einbinden und verwalten
  • Aussehen und Verhalten der Seite mit Navigation anpassen

Das alles erfordert tiefgehendes Wissen im Bereich der Administration von Site Collections und dazugehöriger Objekte. Allein die Planung der Berechtigungsstruktur bzw. die Umsetzung dessen fällt in seinen Aufgabenbereich. Ob er diese Aufgaben alle selbst durchführt oder aufgrund seiner Berechtigungen unterschiedliche Personen zu bestimmten Aufgaben berechtigt, ist eine Frage der internen Organisation.

Power User

Als dritte Zielgruppe unterscheiden wir die Power User, welche vordergründig mit Dokumenten, Workflows, Dashboards, Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen und Webparts arbeiten. Typische Vertreter dieser Gruppe sind die Information Worker. Bei Ihnen steht nicht nur die Anpassung der individuellen Umgebung im Vordergrund, sondern auch das effiziente und standortunabhängige Arbeiten mit Informationen.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben sollte der Power User unter anderem in seinem Bereich beherrschen:

  • Listen und Bibliotheken anlegen und verwalten
  • Fremddaten über Business Connectivity Services einbinden
  • Inhaltstypen verwalten
  • Workflows einbinden und verwalten
  • Webparts einbinden und anpassen
  • Dashboards mit dem Designer erstellen
  • Performance Point Services nutzen und Dashboards erstellen
  • SQL Server Berichte erstellen und einbinden
  • Benachrichtigungen einrichten
  • Ansichten erstellen und verwalten

Hier geht es vor allem darum, Informationen sinnvoll aufzubereiten, darzustellen und zu verwalten. Auch eine Abgrenzung zum einfachen SharePoint User sei hier erwähnt, da diese gegebenenfalls lediglich mit Office-Dokumenten arbeiten.

Anwender

Normale Anwender arbeiten vordergründig mit Dokumenten. Sie benötigen keine große Schulung, aber zumindest eine kleine Einweisung in den Aufbau von SharePoint, eine geeignete Dokumenten-Ablage und die Suchfunktion von SharePoint.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben sollte der SharePoint-Anwenderunter anderem in seinem Bereich beherrschen:

  • Einträge in Listen und Bibliotheken pflegen
  • Dokumente erstellen und ablegen
  • Dokumente hoch laden
  • Informationen und Dokumente suchen

Der einfache Anwender ist der klassische Sachbearbeiter, welcher Dokumente selbst erstellt und diese auch im SharePoint selbstständig ablegen kann. Er muss lediglich wissen, wo er etwas speichert und wie er die Informationen schlussendlich auch wiederfinden kann.

Fazit und Zusammenfassung

In gezielten Schulungen und Seminaren wird Wissen aus genau diesen Bereichen vermittelt, was langfristig aber nicht ausreichen wird, alle Bereiche des SharePoint-Servers und der angrenzenden Systeme abzudecken. Vor allem aber sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass gerade im Hinblick auf die Farm- und Site Collection Administratoren große Unterschiede bestehen. Grundsätzlich lässt sich pauschalisieren:

    • Farm Administratoren müssen geschult werden
    • Site Collection Administratoren müssen geschult werden
    • Power User müssen geschult werden
    • Anwender müssen eingewiesen werden.

Weiterhin sollte nicht vergessen werden, dass der Farm Administrator nicht derjenige ist, der mit in SharePoint-Inhalten arbeitet. Er kümmert sich vorrangig um Infrastruktur, Schnittstellen, Performance, Sicherheit, Skalierbarkeit, den SQL Server und Architekturen.

Anders sieht es beim Site Collection Administrator aus, der seien Arbeit eher nach dem vorhandenen Content richtet und den SharePoint inhaltsbezogen bzw. prozessorientiert aufbaut. Er ist der Verwalter des Contents, er bestimmt wer welche Art von Zugriff erhält und welche Prozesse inhaltsbezogen hinterlegt werden müssen.

Weitere Tutorials?

Natürlich haben wir noch mehr wertvolle Tipps rund um SharePoint für Sie!